如何正确使用公文格式？一、公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部 分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm。所谓版心 是指公文在A4 纸中的位臵，宽）以上的各要素统 称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的 各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心 左上角第1 如需标识秘密等级，，顶格标识在版心右上 行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 如需标识紧急程度，用 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。对于下发公 文的发文机关标识上边缘距离天头为 。对于上报的公文， 发文机关标识上边缘距离天头为 。如需标识公文份数序 号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上 行向下依次标识（见图三）。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由 发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于（高 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保 证公文首页显示正文。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位于发文机 关标识下空 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 行，其他签发人姓名从第 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发 人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 （二）主体 ，可分一行或多行 居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 ，回行时仍 顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称 过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版 记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 主送机关名称下 字、年份不能回行。公文如有附件，在正文下空 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯 数码（如“附件：1.”）对称排列; 。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1 顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上 ；“零”写为“”。

位于正文之下主题词之上居右空4 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是 单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机 关如何标识公文生效标识。 （1）单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识 成文日期。成文日期右空 字，以领导签发日期为准；加盖印章应上距正文 （2）联合行文印章联合行文日期以最后签发单位日期为准。当联合行文需加 盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同 种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或 相切，相距不超过3mm。 （3）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调 整行距的措施加以解决，字加圆括号标识在成文日期下1 “主题词”用3号黑体字抄送格式，居左顶格标识，后标全角冒号； 公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记应臵于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素臵 于最后一行。 二、信函式文件格式 格排布。臵于发文字号下空一行，用2 号小标宋体字居中排列。 其余同红头文件格式。 三、如何正确使用公文主题词 （一）什么是公文主题词 公文主题词是一组经过规范化的、适用于电脑检索的用词， 用以表达文件所论述和研究的具体对象与问题。 （二）使用公文主题词的目的和范围 1、目的：为适应办文现代化的需要，便于电脑管理和检索 文件，提高办文办事效率。根据国务院办公厅和省政府办公厅 对公文标引主题词的要求，省农垦总局（集团公司）、党组以及 办公室公文实行标引主题词。 2、范围：省农垦总局（集团公司）、党组以及办公室文件 和编号函件要标引公文主题词。凡各处室和各单位代拟的省农 垦总局（集团公司）、党组以及办公室文件、函件稿都要标引主 题词。凡上报省农垦总局（集团公司）、党组以及办公室的公文 都要标引主题词。 （三）使用主题词的方法公文标引主题词准确与否，关系到电脑检索文件工作是否 顺利。因此，要在规定的《公文主题词表》中选用主题词组。 公文主题词表中类别标题不能直接作为主题词使用，只起查找 主题词的索引作用。

公文选用主题词时不受类别限制，一般不超过五个，其排 列顺序由内容到形式，即先从主题词表中选出表示类别的类别 词，再标类属词。在标类属词时抄送格式，先标一至两个能反映文件内 容的词组，最后加上公文的文种，构成公文主题词。当公文标 题中心词与主题词表有相对应的词组时，就直接选用，当没有 相对应的词组时，则应在公文主题词表中选用最相关 个词组加上公文文种标引。确实找不到相对应的主题词时，可根据公文内容自编，但要在自编了主题词之后标上空心的小三 角符号“”，以示属自编。 公文主题词写在文件、函件末尾，抄送单位之上。 （1）国务院关于加强水土保持工作的通知（先标类别词“农 业”，再标类属词“水土保持”，最后标公文文种“通知”） （2）关于加快国有农场土地登记发证工作的通知（先标类 别词“农业”，再标类属词“农场”、“土地”、“管理”，最后标 公文文种“通知”） （3）关于广东农垦二八年的工作报告（先标类别词“经济管理”，再标类属词“年度”、“总结”，最后标公文文种“报 00001关于的通知 各局： 附件：1、 2、 （盖章） 七年二月一日主题词：农业 项目 计划 通知 抄送：农业部农垦局。 广东省农垦总局发展计划处 2007 关于的通知直属各单位： 附件：1、 2、 （盖章） 二一年二月一日 主题词：农业 农垦 计划 通知 抄送：省政府，农业部。 广东省集团公司发展计划处 2001 签发人：局领导关于的请示 省政府：12 附件：1、 2、 （盖章） 二七年二月一日 （联系人：，联系电话） 主题词：农业 项目 计划 请示 抄送：省发改委,省财政厅。 广东省农垦总局办公室 2007